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过来人教你计算婚礼宾客人数&桌数!一次全搞定~

2020-09-21 10:05:13

标签: 结婚攻略,婚礼策划,婚礼筹备,婚礼主题,婚礼现场,婚礼现场图片,婚礼现场布置,

作者:亭亭

很多新人都向在中国婚博会app问如何确定宾客人数和计算桌数!因为人是最不确定性的因素,他来或不来、来多少人,都不一定,如果桌订多了,不仅浪费钱,现场空荡荡的也不好看,但如果桌订少了,到时多来的人没地方坐,更尴尬!小编有个朋友就是,订90桌,备10桌,结果当天还是多来了30桌,30桌人没地方坐,差点把新娘急哭!那到底该怎么准确确定宾客人数?万一现场真的出现人来多了或来少了,又该怎么办?

过来人教你计算婚礼宾客人数&桌数!一次全搞定~.jpg

小编特意去问了很多刚办完婚礼的新娘,并总结了她们一些非常实用的经验&教训,供大家参考!具体往下看!

ps:不要以为这件事还早,确定办婚礼后的第一件事就是要确定大致人数和桌数,这样才能根据桌数来找合适的婚宴场地,也可以先来中国婚博会现场,了解下本地各婚宴场地和婚礼会所大致都能容纳多少桌,对于备桌的收费是如何的,先选出几个备选来,再从中做筛选就容易多了!中国婚博会各地冬季展也都快要开展了,北京、成都、上海、广州、武汉、杭州、的新人可以先索票了!

DreamPark婚礼企划杭州店.jpg

婚礼前,怎么更准确的计算宾客人数和桌数↓↓↓

第1阶段:预估大致人数→寻找合适场地

在订酒店前,我们就要先预估人数了,因为要根据大致人数去挑选合适的婚礼场地,预估时要注意:

①先把宾客分A、B两档:真正想邀请的宾客为A档,可请可不请的宾客为B档,这阶段预估宾客人数只估A档;

②准确预估,不要毛估:按照人头去算,不要只估100人或200人,到底想邀请哪些人,拉出具体名单来算,亲戚一定他家人算上。

ps:拉名单时一定要做好表格,表格里包括欲请宾客的姓名、能否到场及到场人数,后期邀请宾客时可以直接在表上挑√。

③根据公式,计算桌数:

A.休息日婚礼:预估宾客人数=亲戚及其家人实际人数+朋友等其他宾客人数x1.5

B.工作日婚礼:预估宾客人数=亲戚及其家人实际人数x0.8+朋友等其他宾客人数x1.2

预估人数后计算桌数:预估桌数=预估宾客人数/10+预估宾客人数/100(备桌)

举个例子:预估宾客200人,那相应桌数就是20桌,备桌算2桌,也就是20+2

④根据预估桌数,寻找场地:

如果预估20+2桌,就要找能容纳22桌以上的场地,但千万别找只能容纳22桌的场地,否则万一当天再多来亲友,加桌都没有地方,所以至少要找能容纳25-30桌的场地。

ps:这时先不要跟酒店确定你的桌数,只说大致桌数就好

第2阶段:邀请宾客→初步确定人数

婚礼前1-2月,就可以根据草拟名单先去邀请A档宾客了,邀请时要注意:

①邀请时问他能不能来、来多少人:

问能不能来一般比较自然,可以直接问:“我下个月结婚,你有时间过来吗?”

不过问来多少人,可能很多人会觉得有点尴尬,这时可以:

A.换个方式问:“我下个月结婚,你带你对象一块来吧”,这样不仅礼貌,而且如果他是想自己来,或还没有对象,应该也会告诉你

B.让宾客填写到场人数:很多电子请柬,比如中国婚博会的电子请柬,最后一页都可以让宾客自己填写到场人数,然后后台你们可以自行统计,这样不仅避免了直接问的尴尬,还能统计到比较准确的人数

②统计宾客回复情况,确定人数和桌数,宾客回复一般会有3种情况:

A.确定能来及来多少人的:桌数=确定人数/10

B.确定能来但不确定来多少人的:桌数=不确定人数x1.2

C.不确定能不能来的:这部分人全算在备桌里,桌数=不确定来不来的人数/10

最终桌数=A+B+C(备桌),这个桌数就可以告知酒店了

ps:因为我们前面预估人数时,留了预留量,所以邀请宾客后得到的人数应该不会远高于预估人数,但如果因为有很多人来不了而远低于预估人数,就要跟酒店商量,能否换成他家更小一些的宴会厅,或者根据差量开始邀请B档宾客。

第3阶段:婚礼前夕再次通知宾客→确定最终人数

①如果不放心,可以以通知形式再次询问所有宾客,比如:

“下周我的婚礼,别忘了来哦”,如果宾客临时有事不能来,这时会告诉你

②如果已经确定之前说来的宾客可以来,那就再次询问一下之前不确定的宾客,比如:

“之前跟你说过下周就是我的婚礼了,你能来吗?真的很希望你来!”

③跟酒店确定最终桌数

此时根据宾客们这次的回复,再对宾客人数进行最终统计,差得多的话,及时跟酒店调整,并向酒店确定最终备桌量

ps:一定要提前问好酒店备桌的收费情况,比如:

A.备桌不开席是否收费?

B.能否临时加座,收费如何?

C.能否临时加桌,收费如何?

婚礼当天,宾客人数激减或激增怎么办?

1、宾客人数激增,没地方坐怎么办?

如果之前不确定宾客太多,是有可能出现宾客激增的情况,这时有以下几种解决办法:

①场地还够的话,临时加桌,或将熟人凑一起,临时加座

②场地不够的话:

A.找几位靠谱、开朗的亲友,组织多出来的人先观看仪式,然后同时找酒店在其他包间开桌,或开自助餐,仪式后找亲友带领没坐的宾客去其他包间就餐,新人敬酒时别忘了他们,并且多说抱歉、礼节到位。

B.让关系好的朋友先空出座位,让给其他没坐的宾客,跟他们说好以后再请他们吃饭。

2、宾客人数激减,空桌太多怎么办?

按照上面方法来统计人数的话,一般不会出现宾客激减的情况,除非遇到恶劣天气或特殊情况,如果真的激减:

①如遇恶劣天气,上菜前就去询问酒店,未开席的桌能否退费,如果可以,尽量让宾客紧凑坐,如果不可以,原计划坐,或散开坐,更舒适;

②开席后发现人数激减,可以让工作人员上桌吃饭,并询问到场宾客是否需要打包饭菜回家,减少浪费。

这3步骤1公式,教你准确确定宾客人数,防止空桌冒桌的尴尬,你学会了吗?快mark用起来吧!

最后,小编为小情侣们推荐中国婚博会北京、上海、广州、天津、武汉、杭州、成都站,办婚礼前来婚博会逛一逛,一站式筹婚,轻松筹备您的婚礼,少走冤枉路哦。如需免费领票逛展,请关注微信公众号:婚博会(微信号Jiehuncn)

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